Nesse artigo, iremos ensinar em cinco passos como fazer uma gestão de estoque eficiente, de maneira rápida, descomplicada e que pode ser aplicada em qualquer segmento industrial.
O que é Gestão de Estoque?
A gestão de estoques refere-se a todo o processo de solicitações de compra, recebimento, armazenamento e uso dos itens cruciais para o funcionamento de uma empresa: matérias-primas, materiais, insumos, máquinas, equipamentos, componentes, produtos acabados e etc.
O processo de Gestão de Estoque deve responder as seguintes perguntas:
- Quais itens precisamos manter em estoque?
- Quando devemos reabastacer nosso estoque?
- O que devemos manter como estoque de segurança?
- O valor do nosso estoque representa quantos por certo sobre o valor da empresa?
- Qual a criticidade dos itens existentes no nosso estoque?
- O quanto (em dinheiro) nosso estoque movimentou no último ano?
O processo de gestão de estoque é importante para empresas de qualquer tamanho, sejam pequenas, médias ou grandes. Sabendo quando reabastecer determinados itens do estoque, o que equivale a comprar ou a produzir, qual o melhor preço a se pagar por um item podem facilmente se tornar decisões complexas.
As pequenas empresas geralmente acompanharão o estoque manualmente e determinarão pontos e quantidades de pedidos usando fórmulas do Excel. Empresas maiores tendem a usar algum software especializado em planejamento de recursos empresariais (ERP) como ferramenta de suporte para essa decisão.
Não importa a ferramenta que está por trás da gestão de estoque, se não houver um entendimento sobre a importância desse processo dentro cadeia de suprimentos, não haverá melhoria alguma.
Gestão de Estoque para Manutenção em 5 passos
Iremos abordar nesse artigo exclusivamente a Gestão de Estoque de itens de MRO, aqueles usados para Manutenção, Reparo e Operações.
O estoque de materiais indiretos e peças de reposição (MROs) são necessários, pois eles garantem a manutenção da produtividade das empresas. São eles que garantem que as linhas de produção não parem de produzir devido a falhas em máquinas ou falta de materiais de consumo. Porém, a gestão desse tipo de estoque é muitas vezes dificultada pela grande quantidade de itens e por demandas pequenas e esporádicas no tempo.
Gerir os estoques de peças de reposição torna-se então um grande diferencial para as empresas, pois com uma abordagem adequada pode-se reduzir consideravelmente os custos de estoque, mantendo um nível de serviço adequado.
A gestão de estoque permeia a tomada de decisão em inúmeras empresas, sendo um tema bastante explorado no meio acadêmico e empresarial. Porém, a gestão de estoques normalmente abordada se propõe a estudar o comportamento do estoque de itens que possuem padrões de demanda mais constantes e previsíveis.
A gestão de estoque MRO ainda é um tema pouco explorado na literatura, mas que apresenta grande relevância no meio empresarial, pois estes estoques possuem altos valores e itens considerados de extrema importância para o funcionamento das atividades da empresa.
A gestão de estoque para manutenção acontece em 5 passos, sendo eles:
O inventário do estoque consiste em conhecer tudo que se tem armazenado, com a Curva ABC dividimos em níveis de importância todos os itens do estoque, dessa forma sabemos onde devemos colocar maior parte do nosso foco; com a análise do consumo baseada em 36 teremos conhecimento da movimentação desse estoque; ao dividirmos em categorias (Itens Estocáveis, Itens Make To Order e Itens Obsoletos), saberemos o que devemos estocar ou não; uma vez que sabemos o que devemos estocar temos que calcular a quantidade e frequência de compra para reabastecer o estoque.
Gestão de Estoque
Gestão de Estoque
PASSO 1 – Inventário do Estoque
Tudo começa pelo inventário. Existem empresas que não tem a mínima noção de que tem armazenados em seus almoxarifados, e isso é grave. O processo de inventário do estoque consiste em identificar, classificar e contar os produtos que estão armazenados em um determinado depósito.
Isso se chama inventário de estoque. É com esse balanço que você pode decidir o que fazer com aquelas mercadorias que estão encalhadas ou danificadas e também perceber se falta algo.
Quantos menos itens você colocar em estoque, menos você gasta com a sua gestão. Por isso, é necessário quantificar o que existe no estoque e depois avaliar o que realmente deve estar ali ou não.
Como fazer?
• Organize os tipos de mercadorias que estão no estoque: faça uma lista separando cada tipo de produto. Uma boa dica é separar aqueles que são iguais, ou da mesma categoria, em prateleiras ou caixas.
• Coloque um código em cada tipo de produto, inserindo um número para cada mercadoria: isso ajuda você a ganhar tempo na hora de identificar cada item, tanto na hora que o produto fica pronto como na hora em que é vendido. À medida em que criar cada código, anote cada um deles para não se perder depois.
• Faça a classificação de produtos e seus preços: anote na lista de inventário quanto cada mercadoria pesa, qual tamanho, cor, preço de custo e outras informações que possam ajudar.
• Faça a contagem dos produtos no estoque: em um momento em que o depósito estiver tranquilo, atualize a lista de inventário colocando também quantas unidades de cada produto você tem aí. E, se possível, faça uma segunda contagem para confirmar os números.
• Registre no relatório de inventário de estoque também possíveis perdas, roubos e devoluções. É importante lembrar que se houver diferenças entre o estoque declarado e o estoque real seu negócio pode ser autuado pelo fisco, recebendo multas altas.
PASSO 2 – Faça a Curva ABC
Curva ABC é um método de categorização de estoque. Seu objetivo principal é deixar claro quais são os produtos mais importantes para a empresa.
Na gestão de materiais, a Curva ABC (ou Controle Seletivo de Inventário) é uma técnica de categorização de inventário. A Curva ABC divide um inventário em três categorias:
Categoria A:
Itens com controle muito apertado e registros precisos.
Categoria B:
Itens com registros menos controlados e bons.
Categoria C:
Itens com os controles mais simples possível e registros mínimos.
A Curva ABC fornece um mecanismo para identificar itens que terão um impacto significativo sobre o custo geral do inventário, ao mesmo tempo que fornece um mecanismo para identificar diferentes categorias de ações que exigirão gerenciamento e controles diferentes.
A Análise ABC é semelhante ao princípio de Pareto: 80% do valor total do consumo é baseado em apenas 20% do total de itens.
Ou seja, a categoria ‘A’ é formada por poucos itens, mas itens de alto valor (itens caros).
Exemplo:
- Os itens A são bens cujo valor de consumo anual é o mais alto . O top 70-80% do valor de consumo anual da empresa normalmente representa apenas 10-20% do total de itens de inventário.
- Os itens C são, pelo contrário , itens com o menor valor de consumo . Os 5% mais baixos do valor de consumo anual normalmente representam 50% do total de itens de estoque.
- Os itens B são os itens de interclasse, com um valor de consumo médio . Esses 15-25% do valor do consumo anual normalmente responde por 30% dos itens totais do estoque.
Aprenda como fazer a Curva ABC através do artigo abaixo:
PASSO 3 – Análise do Consumo nos Últimos 36 Meses
O terceiro passo consiste em analisar a movimentação do estoque nos últimos 3 anos. Com base nesse histórico podemos retirar diversas informações importantes sobre o estoque da manutenção.
Esse passo é importante e crucial para que possamos identificar as categorias dos itens, sendo elas:
- Itens Estocáveis – Aqueles que realmente devem estar no estoque;
- Itens MTO – Make To Order – Aqueles que podem ser comprados de acordo com a necessidade e não necessitam ser estocados;
- Itens Obsoletos – Aqueles que não devem estar no estoque.
PASSO 4 – Divisão em Categorias
Dividir os itens em categorias é fundamental. As categorias já ditadas acima são: Itens Estocáveis, Itens MTO – Make To Order, Itens Obsoletos.
Para conhecermos qual item pertence a cada categoria, basta calcularmos o Intervalo Médio entre Demandas (IMD), através da fórmula abaixo:
Entendendo o IMD:
- Quantidade de Meses com Demanda Nula: Imagine que você tem 10 unidades de um determinado item em estoque e a quantidade mínima para esse item no estoque é 5. Se esse estoque passou 3 meses sem precisar ser reabastecido, a quantidade de meses com demanda nula é 3.
- Quantidade de Meses sem Demanda: É quantidade de meses em que não houve retirada daquele item no almoxarifado.
A partir do momento em que se conhece o IMD de cada item, é possível dividi-los em categorias conforme abaixo:
PASSO 5 – Defina o Ponto de Ressuprimento
Uma vez que você definiu o que deve ficar em estoque, deve se decidir outros dois itens:
- Qual o estoque de segurança para cada item;
- Qual a quantidade deve ser comprada para cada item quando atingir o estoque de segurança.
Um estoque de segurança deve ser criado para prevenção de duas situações:
- Atrasos na entrega do item por parte do fornecedor;
- Variações no consumo.
Portanto, a fórmula para cálculo da quantidade de Estoque de Segurança é:
EDS = Consumo Médio x Margem
Exemplo: Se o seu consumo médio de óleo lubrificante é de 40 Litros por dia, e a margem de atraso de entrega do fornecedor é de 2 dias, o estoque de segurança deve ser de 80 litros.
Uma vez que o estoque de segurança foi definido, deve-se calcular o ponto de reposição.
Ponto de reposição é quantidade que deve ser comprada para reabastecer o estoque e é encontrado através da seguinte forma:
PR = (TEMPO DE REPOSIÇÃO X CONSUMO MÉDIO) + ESTOQUE DE SEGURANÇA
Onde:
- Tempo de Reposição é o tempo total do processo de compras. Desde o momento em que é feita a solicitação de compras no sistema até o dia em que o item chega na empresa.
- Consumo Médio é quantidade média de itens consumidas dentro do período;
- Estoque de Segurança é o produto do Consumo Médio x Margem de Desvio.
gestão de estoque
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Conclusão
Através dos cinco passos citados nesse artigo é possível fazer uma boa gestão do estoque de peças e materiais para manutenção. Gerenciamento de estoques está diretamente ligado ao gerenciamento de riscos. Se você colocar muitos itens em estoque, o custo para gestão e manutenção do mesmo será alto. Se coloca poucos itens em estoque, pode sofrer para alimentar o plano de manutenção e pagar caro quando houver alguma manutenção corretiva emergencial.
Devemos conhecer o que realmente merece atenção dentro do nosso estoque, quando devemos comprar, por quanto comprar, quais são nossos “vilões” e ficarmos de olho no custo.
Dentro do custo de manutenção, cerca de 36% está relacionado a peças, materiais e insumos. Portanto, já temos um bom motivo para focarmos na gestão de estoques de MRO.
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