A gestão do backlog da manutenção é uma ferramenta muito importante que ajuda o gestor a apropriar a sua mão de obra, priorizar os serviços e medir a sua produtividade. Controlar uma carteira de serviços da manutenção não é uma tarefa simples, mas pode ser muito simplificada caso os princípios de gerenciamento do backlog da manutenção sejam utilizados.
Nesse artigo vamos entender os princípios da carteira de serviço da manutenção e aprender a gerenciar o backlog da manutenção.
A carteira de serviços da manutenção.
Podemos entender a carteira de serviço da manutenção como o conjunto de todos os serviços que a manutenção tem para realizar dentro de um período específico. Por exemplo, suponha que dentro de uma semana o setor de manutenção precisa realizar manutenções preventivas em 5 máquinas, reparar 2 máquinas e inspecionar outras 3 máquinas. Então, nesse cenário, a carteira de manutenção da semana é composta por 10 serviços.
# Plano de Manutenção Sistemático – A principal origem de demanda da manutenção, diz respeito as intervenções que a manutenção realiza de forma planejada (definindo ações e frequências para conter as falhas). Esse tipo de intervenção está dividida basicamente em manutenção preventivas que visam diminuir os desgastes e falhas relacionadas ao envelhecimento, e inspeções sensitivas e preditivas, que visam monitorar a condição dos ativos e detectar anomalias em condições primárias.
# Manutenção Preventiva Condicional – A necessidade dessa manutenção surge justamente de anomalias detectadas em inspeções. Ela é considerada como preventiva, pois ocorre antes da falha, com tudo só pode ser programada no momento em que o ativo demonstra uma condição detectada em inspeção.
# Manutenção Corretiva – Durante essas inspeções, ou durante a realização do plano preventivo, o profissional de manutenção pode detectar uma falha em alguma função secundário (como uma mangueira rompida ou um vazamento por exemplo). Nesse caso surge a necessidade de realizar uma manutenção corretiva.
# Solicitações de Serviço – Por fim, temos a maneira mais comum de alimentar a carteira de serviços da manutenção, que é através das solicitações de serviço que vem da produção. Gerenciar essas solicitações é um grande diferencial no momento de realizar a gestão do backlog da manutenção.
A gestão da backlog da manutenção - Teoria da caixa d'água.
Uma maneira muito simples de entender o backlog da manutenção é entendendo o funcionamento de uma caixa d’água. Isso mesmo, você não entendeu errado, vamos falar sobre o funcionamento de uma caixa d’água.
Vamos entender a carteira de serviços da manutenção como se fosse uma caixa d’água. Toda a água que está dentro da caixa representa todos os serviços que devem ser realizados pela manutenção em um período.
A caixa d’água hora está recebendo água para ser abastecida e hora está esvaziando a sua água para utilização, e não é diferente na carteira de serviços, que hora está recebendo novas solicitações e hora está tendo os seus serviços executados pela equipe de manutenção.
Outro fator importante é manter um nível de água adequado dentro da caixa, pois quanto existe pouca água, ela não consegue suprir a utilização, e quando a água em excesso, ela transborda. Na carteira de serviços é exatamente a mesma coisa, é necessário manter um volume de serviços adequado na carteira, para que não haja nem ociosidade da equipe por um volume de serviços baixo, nem perda de qualidade e sobrecarga por um volume de serviços muito alto.
Realizar a gestão do backlog da manutenção consiste justamente em controlar quanto tempo de trabalho existe na carteira de serviços.
Gestão do backlog da manutenção enquanto indicador
Para poder controlar o tempo total de serviços na carteira precisamos entender que o backlog enquanto indicador consiste em responder a seguinte pergunta: Se eu parar de aceitar qualquer serviço de manutenção agora, com a equipe que eu tenho quanto tempo irei levar para concluir todos os serviços que já tenho em aberto dentro de um período?
Quando falamos de serviços que já temos em aberto, estamos falando basicamente de todas as ordens de serviço sem prontidão, ordens de serviço prontas e ordens de serviço em execução.
# O.S sem prontidão – Ordem que está planejada para um período mas ainda não foi aprovisionada nem programada.
# O.S pronta – Ordem que está aprovisionada e programada para uma data (nessa categoria enquadram-se também as atrasadas).
# O.S em execução – Serviço que está acontecendo naquele momento, ou que já foi encerrado mas carece de baixa de O.S.
Para efetuar esse calculo, basta utilizar a seguinte fórmula:
Aplicando a formula à um exemplo, podemos dizer então que caso um setor de manutenção tenha um somatório total de 670 H.H para executar em um mês, e no mesmo mês ele tenha 2.200 H.H de mão de obra disponível com uma produtividade de 35%, o backlog é de 0,87 de um mês, ou de 3,5 semanas, aproximadamente. Esse cenário demonstra um backlog saudável, que deve variar sempre entre 3 e 4 semanas de trabalho (menos que isso gera ociosidade e mais que isso gera atraso, assim como na caixa d’água).
Para realizar a gestão do backlog da manutenção, mais importante que o valor absoluto é a tendência do backlog. Backlogs que crescem desenfreadamente ou que despencam tendendo a zero demonstram falta de balando entre mão de obra e serviços na carteira, como podemos ver na imagem.
Gestão do backlog da manutenção no Fracttal One
Controlar dezenas, ou as vezes até centenas de serviços de manutenção em uma carteira não é uma tarefa muito simples, mas pode ser muito simplificada com a ferramenta certa.
Gerenciar o backlog da manutenção no Fracttal One é muito simples, e logo na tela inicial é possível acompanhar todas as informações a respeito do volume de trabalho em aberto.
Além disso, com apenas alguns cliques é possível estimar o volume de H.H empregado em O.S’s dentro de um período, o que reflete de forma muito clara o backlog. Basta abrir o menu Business Intelligence>Análise econômica.
Nesse menu o relatório mensal apresenta rapidamente o volume de H.H estimado.
Para compreender esse tema de uma forma mais completa, inclusive a gestão do backlog da manutenção dentro do Fracttal One, preparamos uma aula exclusiva para você disponível no link abaixo:
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