O backlog é um indicador de tempo, usado na Gestão da Manutenção. Em meio a tantos outros indicadores, podemos classificar o backlog como o indicador que mede o acúmulo de atividades pendentes de finalização.

A palavra backlog em tradução livre para o português significa atraso. Isso não quer dizer, que necessariamente, todas as atividades que compõe o nosso backlog estão atrasadas e isso acaba gerando um pouco de confusão.

O que é backlog?

Para lhe explicar o que é backlog, vou usar o seguinte exemplo:

Imagine que a porta da oficina de manutenção foi fechada nesse momento. Por quanto tempo a equipe de manutenção trabalharia para finalizar todas as pendencias que estão lá dentro? A resposta para essa pergunta é o backlog.

O backlog é a nossa carteira de serviços oriunda das atividades de manutenções corretivas, preventivas, preditivas, inspeções, melhorias, lubrificações, instalações, etc.

Muitas pessoas confundem o real significado de backlog, achando que backlog é o que está pendente de execução, ou os serviços que estão atrasados, ou aquilo que está pendente de planejamento. O backlog é soma da carga horária dos serviços planejados, programados, executados e pendentes.

Para você entender o que é backlog, você também deve entender sobre o fluxo de trabalho em um ambiente de Planejamento e Controle de Manutenção:

O fluxo de uma Ordem de Serviço na manutenção se inicia pelo planejamento dos seus recursos, depois passa para a etapa de programação da sua realização, depois é executada e retorna ao PCM para ser controlada, etapa onde são colhidas informações sobre o serviço e gerados os dados que compõem os indicadores. Somente após a etapa de controle o ordem de serviço é encerrada e o serviço é dado como finalizado.

O backlog visa medir toda a carga horária aplicada nas etapas de planejamento, programação, execução e controle. Conflitando com os recursos de mão de obra que estão disponíveis para a sua conclusão.

Como calcular o Backlog

Antes de falar da fórmula para cálculo do backlog, devemos entender que o backlog é um indicador de tempo e o seu cálculo devem ser dados em minutos, horas, dias, semanas, meses, etc.

A fórmula usada para calcular o backlog é:

Entendendo a fórmula:

Backlog é o somatório dos valores de Homem-Hora aplicados em O.S planejadas, pendentes, programadas e executadas, dividido pelo valor total do nosso Homem-Hora disponível.

IMPORTANTE: Devemos considerar apenas o tempo produtivo da nossa mão de obra. Afinal, os colaboradores não estão trabalhando 100% do tempo que estão no chão de fábrica. Devemos descontar a improdutividade e desperdícios de tempo encontrados durante um dia de trabalho. 

Portanto, antes de calcular o backlog, meça o fator de produtividade da sua equipe.

Exemplo:

Em uma determinada fábrica apurou-se a existência de:

• 120 HH em Ordens de Serviços Planejadas;
• 50 HH em Ordens de Serviços Pendentes (atrasadas);
• 250 HH em Ordens de Serviços Programadas;
• 120 HH em Ordens de Serviços Executadas.

TOTAL: 540 Homens-Hora.

O valor total do HH disponível para finalização do serviço é de 140,12. Considerando que a média do fator de produtividade da equipe é de 31%.

Logo, o nosso backlog é de 3,85.

Gestão do Backlog

Como o backlog pode ser um dado para tomada de decisões na Gestão da Manutenção?

Os objetivos do gerenciamento do backlog são:

1. Gerenciamento das Ordens de Serviço.
2. Desenvolvimento das ordens de serviço, preparação do trabalho e procedimentos de reparo.
3. Programação das atividades.
4. Execução do trabalho e acompanhamento dos trabalhos em andamento.

Devemos nos recordar que o backlog mede o volume de trabalho pendente de finalização. Logo, podemos usa-lo para medir se a nossa equipe está sobrecarregada ou está com tempo ocioso. Podemos medir também se existe um alto número de solicitações sendo aprovadas sem necessidade, evidenciando a falta de um filtro para melhor priorização e definição do que realmente é necessário de intervenção por parte da equipe de manutenção. 

Qual é um bom valor para o Backlog?

Para uma operação típica de processo contínuo (24/7), um bom objetivo inicial para o backlog seria cerca de três a  quatro semanas.

Se temos um backlog crescente, tendendo ao infinito, temos duas situações típicas:

1. Houve um crescimento na demanda de serviços. Podendo ser oriundo de um alto número de solicitações de manutenção sendo aprovadas ou da falta de confiabilidade de alguns equipamentos.
2. Subdimensionamento do quadro de funcionários da manutenção. Ou seja, falta de mão de obra.

Se o backlog é decrescente, tendendo a zero, isso pode refletir as seguintes situações:

1. Equipe de manutenção superdimensionada. 
2. Baixo número de solicitações de serviço.

Boas Práticas para Gestão do Backlog

Existem algumas boas práticas para gestão do backlog, que vão desde o momento para colher os dados para o cálculo até o momento em que o cálculo já está pronto e é chegada a hora de decidir o que fazer com esse dado. Seguem abaixo algumas considerações:

1. Medir o Fator de Produtividade da equipe, dividindo por disciplinas e áreas de atuação (Manutenção Mecânica, Manutenção Elétrica, Manutenção Preditiva, Solda, etc.)
2. Definir quem aprovará solicitações de manutenção;
3. Definir quais são os tipos e estratégias de manutenção disponíveis para trabalho;
4. Medir o Backlog total;
5. Medir o Backlog por disciplinas (manutenção mecânica, manutenção elétrica, instrumentação, etc.)
6. Medir o Backlog por tipos de manutenção (manutenção preventiva, manutenção corretiva, manutenção preditiva)
7. Definir uma meta para o Backlog;

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