Em uma grande organização, composta por diversas áreas, setores e centenas de colaboradores, as tomadas de decisão não podem ocorrer de maneira empírica. Os processos precisam ser sistematizados para que todos atuem de forma sincronizada, e as tomadas de decisão façam parte de um processo organizado e não de decisões isoladas de cada gestor. Na manutenção não é diferente, e é por isso que vamos dedicar espaço nesse artigo para explicar como é o processo de tomada de decisão na área de manutenção.
O processo de tomada de decisão na manutenção reside em uma função específica da gestão denominada CONTROLE, que tem como objetivo sistematizar a coleta de informações para compará-las com metas definidas para a área. Por isso, para falar de tomada de decisão na manutenção, precisamos primeiramente falar de controle da manutenção.
A Função Controle na Manutenção
A função de controlar um setor nasceu juntamente com a administração científica do negócio, no início do século XX com estudos de Frederick Taylor, conhecido por muitos como o primeiro homem que considerou o trabalho nas indústrias como importante o suficiente para ser alvo de estudo. A partir dai, foi se desenvolvendo através do trabalho de diversos autores e estudiosos, ganhando muita força com as metodologias “pregadas” pelo professor W. Edwards Deming.
A partir daí a função controle ganhou tanta força e importância na gestão de organizações, que passou a ter status similar a etapa de planejamento as operações, como sendo uma das principais técnicas para garantir o sucesso e a melhoria contínua de um setor.
A função controle, consiste basicamente em 4 etapas que influenciam e são influenciadas umas pelas outras, e que juntas possibilitam a um setor entender onde se quer chegar, e os caminhos percorridos para atingir esses objetivos. São essas:
# 1 – Estabelecimento de metas – A primeira etapa do controle consiste em definir quais os objetivos a serem alcançados pelo setor de manutenção, e com base nesses objetivos as metas estratégicas devem ser definidas. Se os objetivos do setor de manutenção estão relacionados a garantir que os ativos estejam disponíveis, dentro de um orçamento ótimo, obviamente a disponibilidade da planta e a aderência ao orçamento devem ser tratadas como metas estratégicas do setor, por exemplo.
# 2 – Avaliação de desempenho – Essa etapa possibilita a execução da função controle, já que consiste em acompanhar o desempenho das tarefas realizadas através de indicadores de desempenho. Os indicadores nada mais são do que números obtidos através do tratamento de dados, que possibilitam comparar o desempenho realizado com a meta desejada.
#3 – Comparar o desempenho atual com os objetivos – O ato de comparar nada mais é do que observar os indicadores e quantificar o grau de atingimento de uma meta. Por exemplo, se a meta de disponibilidade da planta era de 90% e ao final de um período a disponibilidade da minha planta é de 92%, tivemos total sucesso no atingimento da meta, a superando por 2%.
#4 – Adoção de ações corretivas necessárias – Quando as metas são atingidas, quer dizer que o setor obteve sucesso em buscar os objetivos que pleiteava para um período. Contudo, quando as metas não são atingidas, quer dizer que o planejamento falhou em desdobrar as metas em ações viáveis e executáveis. Sendo esse o caso, se faz necessário entender o que deu errado e tomar ações corretivas que possibilitem eliminar essas falhas.
A Importância da Definição de Metas na Tomada de Decisão da Manutenção
Normalmente, quando vamos falar de tomada de decisão na manutenção, falamos muito da coleta de dados e acompanhamento de indicadores, mas na verdade, um bom controle de manutenção começa pela definição de metas.
As metas são o “norte” que irão nortear o setor de manutenção para planejar suas tarefas e acompanhar seus resultados. Ora, se a área de manutenção define como meta gastar menos, precisa planejar suas atividades afim de alcançar esse objetivo.
A boa definição de metas deve utilizar de alguma metodologia para que esse objetivo seja relevante e faça a diferença para o setor. Um excelente método para isso é utilizando os parâmetros S.M.A.R.T.
• Metas Específicas – Uma meta precisa tratar de algo que seja especifico para que possa ser avaliado. Por exemplo não faz sentido definir uma meta para “aumentar a qualidade do setor”, pois não é possível entender efetivamente o que seria aumentar a qualidade. Uma meta bem definida para o setor de manutenção precisa dizer exatamente o que se espera, como por exemplo a “redução de custo com sobressalentes”.
• Metas Mensuráveis – Uma meta precisa estar descrita de maneira numérica, para que possa ser possível quantificá-la e compará-la com o os indicadores. Ainda utilizando o exemplo de redução de custo com sobressalentes, nesse cenário, se o custo for reduzido em apenas R$ 0,10 (dez centavos), a meta foi atingida. A mensuração demonstra o grau de melhoria que eu espero em uma área, como por exemplo, a “redução de 10% dos custos com sobressalentes em relação ao ano anterior”.
• Metas atingíveis – A melhoria continua de um setor consiste em uma evolução gradativa e contínua. Não adianta definir uma meta de triplicação da disponibilidade da planta ou redução de 90% do orçamento da manutenção se essas premissas forem totalmente absurdas. O bom gestor de manutenção deve observar o resultado histórico do setor e definir metas que sejam atingíveis para não gerar desmotivação da equipe.
• Metas Relevantes – As metas devem dizer respeito a fatores que sejam relevantes para o setor. Se para a manutenção, desempenho dos ativos, desempenho financeiro e produtividade da equipe são fatores de sucesso, as metas devem ilustrar o atingimento desses requisitos. Não faz sentido definir a meta de “uniformes mais limpos da fábrica” ou ainda de “redução do consumo de café”, justamente por não dizer respeito a nada que é importante para a manutenção.
• Metas Temporais – O prazo para atingir a meta também é extremamente relevante. Imagine uma meta de “aumento de 5% da disponibilidade”. Se não for definido um prazo para essa meta, o setor pode obter esse aumento de 5% nos próximos 80 anos que está tudo bem.
Um bom exemplo de uma meta bem definida para a manutenção poderia ser ilustrada, por exemplo, como “Redução de 15% do custo com sobressalentes em relação ao ano anterior, comparado ao gasto total com sobressalentes ao final do ano atual”. Essa meta conta com tudo que é preciso para ser um objetivo estratégico do setor.
A coleta de dados e a importância da Ordem de Serviço.
Tendo as metas bem definidas, para possibilitar o processo adequado de tomada de decisão na manutenção, é necessário coletar dados importantes que reflitam aspectos da execução das atividades de manutenção. Para que esse processo de coleta seja realizada adequadamente de maneira sistemática, existe um documento fundamental do controle de manutenção que centraliza essa coleta, e esse documento se chama Ordem de Serviço.
A Ordem de Serviço cumpre papel fundamental no processo de tomada de decisão da manutenção, pois ela centraliza as informações chave que serão tabuladas, organizadas, e juntas construirão os principais indicadores de desempenho da manutenção.
Essa etapa pode ser a mais complexa do processo de tomada de decisão na manutenção, pois depende da exatidão da coleta de dados por parte do operacional. Quando não existe uma política forte de capacitação e conscientização dos técnicos, existe grande dificuldade para que eles entendam a importância da coleta adequada de dados e o como esses dados serão utilizados para tomada de decisão na manutenção.
Para abordar de maneira mais profunda o sistema de coleta de dados, temos um artigo completo sobre o tema. Para ler, basta clicar no link abaixo:
Sua equipe preenche CORRETAMENTE as Ordens de Serviço?
O Processo de Coleta de Dados e Análise de Indicadores Automatizado no Fracttal One
Uma das formas de facilitar a coleta e tabulação de dados para analise de indicadores, é tornar esse processo em sistemáticas automatizadas. Quando menos manual forem essas tarefas, maior sucesso e assertividade haverá no processo de tomada de decisão da manutenção.
Utilizando o CMMS Fracttal One, é possível coletar todos os dados em campo apenas com um smartphone. Com poucos cliques, os técnicos conseguem alocar mão de obra, definir data e hora de inicio e fim de um serviço, alocar sobressalentes e insumos e fazer liberação dos ativos.
O melhor desse processo é a tabulação para análise de indicadores no Fracttal One, pois no CMMS a tabulação é totalmente desnecessária. Todos os processos realizados em cada Ordem de Serviço, são controlados de maneira automática e transformados em indicadores de desempenho. Além de tabular os dados, painéis de gráficos são criados para facilitar a análise e compreensão dos indicadores.
Vislumbrando um cenário onde as pessoas precisam agir de maneira sincronizada e organizada para possibilitar o controle adequados das tarefas, e utilizar essa função de controle para o processo de tomada de decisão na manutenção, utilizar o Fracttal One demonstra-se uma excelente opção para viabilizar essa sistemática e garantir sucesso na gestão.
Para conhecer o Fracttal One, basta clicar no link abaixo e preencher o formulário:
Engeteles / Fractal
