Sempre que se põe em pauta o tema de fatores para o sucesso na gestão da manutenção, escolher um software de gestão da manutenção ganha enorme destaque.
Todo profissional que atua na área de manutenção, sabe que, tão importante quanto adotar boas práticas de gestão, como o planejamento adequado de atividades de manutenção ou o controle de indicadores chave de desempenho do setor, é a garantia da organização de um grande volume de informações acerca dessas práticas.
Para cumprir tal desafio, em plantas industriais imensas, com centenas de ativos operando, o profissional de manutenção precisa de ferramentas adequadas, e com certeza o software de gestão da manutenção é a principal delas.
Imagine o cenário. Em um pátio industrial com máquinas de grande porte, que tenha aproximadamente 100 máquinas produzindo, podemos desdobrar essas máquinas em um número ainda maior de equipamentos que fazem a sua composição.
Facilmente, nesse cenário existem pelo menos 600 equipamentos a serem mantidos pela manutenção. Supondo que cada um desses equipamentos passe por pelo menos uma intervenção planejada durante o mês, estamos falando de 600 ordens de serviço para serem gerenciadas dentro de 30 dias. Essas ordens precisam de alocação de mão de obra, de material, de programação de data, e de emissão e baixa. Esse trabalho todo, para que seja bem executado, precisa de um software de gestão da manutenção robusto e adequado às práticas da empresa.
Escolher um software de gestão da manutenção não é uma tarefa tão simples, já que cada empresa tem uma série de particularidades relacionadas à metodologia empregada para gestão de rotinas, à tecnologia da informação e aos trâmites administrativos. Contudo, existem algumas dicas que podem auxiliar e muito o profissional de manutenção nessa escolha.
Nesse artigo você vai conhecer as 8 dicas chave para escolher um software de gestão da manutenção de maneira assertiva.
# 1 - Escolher um Software de Gestão da Manutenção pela Produtividade
Não adianta escolher um software de gestão da manutenção se não for para trazer produtividade para as atividades desempenhadas. O principal objetivo de automatizar as rotinas é justamente ter um ganho de produtividade e de tempo para execução de tarefas.
Por isso, antes de escolher um software de gestão da manutenção é importante conhecer as opções disponíveis no mercado, e quando possível, realizar um teste gratuito da funcionalidade desses sistemas.
Uma boa maneira de testar se o sistema é produtivo ou não, é através do número de clicks necessários para desempenhar uma função, e do número de telas que aparecem durante esse processo.
Faça o seguinte teste. Durante o “test-drive” de um software de gestão da manutenção, selecione as principais tarefas que mais tomam tempo dos profissionais de PCM (como por exemplo abertura de solicitação de serviço). Simule esse processo e conte quantos cliques e quantas telas foram necessárias para desenvolver essa atividade no sistema. Quanto menor o número de clicks e menor o número de telas, mais rápido e eficiente é o sistema.
# 2 - Leve em Consideração também o Nível de Cadastro
O nível de cadastramento de ativos é um dos pontos chave na escolha de um software de gestão de manutenção. Esse ponto distingue softwares que foram feitos com uma boa prospecção da necessidade do profissional de manutenção e softwares que foram feitos dentro de escritórios de tecnologia, sem a devida pesquisa da real necessidade dos usuários.
Um software de gestão da manutenção que permita ao usuário cadastrar os ativos com a possibilidade de hierarquização de níveis é indispensável para o controle das rotinas.
É muito importante que o sistema dê a possibilidade de cadastrar desde a planta onde os ativos estão instalados, até as áreas, linhas, máquinas, conjuntos e equipamentos. É importante também que o software possibilite o cadastro de peças sobressalentes (componentes) que fazem parte dos equipamentos, o que possibilita uma gestão de estoque adequada.
Informação nunca é demais na gestão da manutenção, então fique de olho também na possibilidade de cadastrar fotos, TAG’s, fichas técnicas de equipamentos, dentre outras informações importantes.
Quer saber mais sobre a árvore estrutural de 8 níveis no cadastro e hierarquização de ativos? Não deixe de conferir esse vídeo incrível sobre o tema clicando no link:
# 3 - Uma Interface Amigável é Indispensável
A maioria das organizações ainda utiliza softwares de gestão da manutenção que na verdade são módulos de um sistema ERP completo. Essa prática traz grande prejuízo no que diz respeito a interface amigável e intuitiva.
Esses softwares, são instalados nos servidores da empresa, e por se tratarem de softwares que necessitam dessa instalação, geralmente tem visual “pesado” e desconfortável para operação. Nada é intuitivo.
Você conhece ou já ouviu falar de um software de gestão da manutenção que precisa de horas e horas de treinamento para que você aprenda a operar as suas funções mais básicas? Pois bem, isso é péssimo para a produtividade do usuário.
Escolher um software de gestão da manutenção em nuvem, que pode ser acessado diretamente pelo navegador com usuário e senha, é uma estratégia que pode ajudar o dia a dia da operação desse sistema.
Esses softwares são programados em linguagens como Java ou HTML (utilizadas na construção da maioria das páginas da web), e por isso, entregam interfaces mais modernas, intuitivas e funcionais, o que reflete em um ganho de produtividade e facilidade para treinamento imenso.
# 4 - A Automatização de Rotinas é o Fator Chave para Escolher um Software de Gestão da Manutenção
O maior objetivo de implantar um software de gestão da manutenção é conseguir automatizar processos que se repetem sistematicamente. É o que chamamos de rotinas de manutenção.
Tarefas que são feitas diariamente, como por exemplo emitir ordens de manutenção de um plano, precisam ser feitas da maneira mais automática possível dentro do sistema, para que ele cumpra seu papel de otimização das rotinas.
Automatização de relatórios – Escolher um software de gestão da manutenção que tabule informações e gere relatórios de maneira automática é fundamental para otimização do controle da manutenção. Informações rápidas e precisas geram tomada de decisão rápida e assertiva, e o sistema certo vai exponencializar os resultados da área.
Automatização de gatilhos – Na manutenção, ações são tomadas com base em preceitos estabelecidos, refletidos diretamente no comportamento do ativo. A isso é dado o nome de gatilhos.
Por exemplo, um planejador de manutenção pode definir que uma intervenção preventiva seja realizada a cada 3 meses em um ativo, ou a cada 1.000 horas de produção, ou ainda a cada 5 milhões de ciclos de uma máquina. Esses marcos são os gatilhos estabelecidos.
Softwares de gestão da manutenção que permitem automatização de rotinas baseada em gatilhos otimizam enormemente o dia a dia da área de PCM.
Automatização de avisos – A comunicação é peça chave na gestão da área de manutenção. A todo o tempo o setor precisa passar e receber informações para áreas de suprimento, produção, engenharia e almoxarifados, a fim de garantir o alinhamento e a possibilidade de execução de tarefas da área.
Escolher um software de gestão da manutenção que automatize avisos as áreas sempre que requisitos forem cumpridos, por exemplo, o envio de um relatório à área de suprimentos para aquisição de sobressalentes a serem utilizadas no mês, baseado no planejamento da manutenção, facilita o trabalho e garante qualidade.
# 5 -Opte pela Integração com ERP’s
É importante que o profissional da manutenção tenha em mente no momento de escolher um software de gestão da manutenção, é que esse software não irá substituir o sistema ERP utilizado pela organização.
A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, e como o próprio nome já diz, tem o objetivo de planejar recursos da empresa. Logo, pode-se entender que esse sistema mantém informações de todas as áreas da empresa, interligando operação e administração e compartilhando informações necessárias entre os setores.
A maioria das vezes, esses ERP’s possuem um módulo para gestão da manutenção, contudo, raramente esses módulos estão a contento das necessidades reais da área.
Observando essa premissa, fica clara a necessidade de escolher um software de gestão da manutenção que tenha integração com esse ERP, ou seja, que envia e recebe informações e se integra de maneira fluida a esse ERP.
# 6 - Exportação de Informações é Fundamental
O software de gestão da manutenção não pode ser um “calabouço” de informações, onde as informações são depositadas e não existe a menor viabilidade de retirá-las de maneira prática.
Mudanças de software podem ocorrer por vários motivos, bem como as informações depositadas em um sistema podem precisar ser retiradas a qualquer momento por motivo de manutenção da tecnologia da informação. Nesses cenários, se faz necessário retirar backups do sistema para importar essas informações de maneira simplificada posteriormente.
Sistemas que só possibilitam a abstração das informações em formato de código de programação não são bons, pois a dificuldade para realizar o backup e importação posterior dessa informação é imensa.
Escolher um software de gestão da manutenção que possibilita a realização de backups em arquivos comuns, como arquivo XML ou CSV por exemplo, é fundamental para garantir a portabilidade funcional.
# 7 - Precisam haver Níveis de Segurança (acessos) variados
Nem todos os cargos exercidos na área de manutenção devem ter acesso ao mesmo nível de informação dentro de um software de gestão da manutenção, por isso, escolher um sistema que possibilite um controle de segurança com níveis de acesso variados é indispensável.
Um gerente de manutenção, por exemplo, precisa de informações estratégicas, acesso a relatórios e operações em massa, enquanto que um mantenedor precisa apenas ter acesso ao módulo que o possibilite abrir solicitações de serviço.
Para garantir o sigilo de informações estratégicas, bem como o perfeito andamento das rotinas realizadas no sistema, é necessário escolher um sistema de gestão da manutenção que possibilite a criação desses níveis de acesso, bem como a geração de log das tarefas desempenhadas para cada usuário, possibilitando assim a rastreabilidade das ações.
# 8 - A Integração com hardwares de monitoramento é Diferencial no Momento de Escolher um Software de Gestão da Manutenção
Com a indústria 4.0 a “todo vapor”, excedendo cada vez mais as expectativas quando se diz respeito a velocidade, integração e qualidade de análise da informação, é evidente que escolher um sistema de gestão da manutenção que acompanhe essa velocidade é muito importante.
A manutenção preditiva, técnica que se popularizou entre as décadas de 70 e 80, evoluiu até um patamar onde não se faz mais necessário a presença de um técnica para efetuar as leituras “ao pé” do equipamento. Atualmente, os sensores fazem esse papel de maneira satisfatória, estando ligados 24 horas por dia ao ativo e possibilitando a leitura de informação quanto a sua condição de operação em tempo real.
Escolher um sistema de gestão da manutenção que não seja compatível com esse tipo de tecnologia, é a escolha mais retrógrada que um gestor de manutenção pode fazer.
Como a tecnologia é automatizada e ligada à nuvem, basta integrar o sistema que se comunique com essa tecnologia para automatizar tomadas de decisão, utilizando cada vez menos a intervenção humana.
As possibilidades são ilimitadas. Por exemplo, o planejador pode programar o sistema para emitir uma ordem de manutenção condicionada ao resultado detectado em tempo real em uma análise de vibração realizada pelo sensor, ou ainda programar uma substituição de componentes sempre que a temperatura do ativo atingir um determinado ponto. Isso é a tecnologia a serviço do objetivo principal da manutenção de manter os ativos sempre em suas melhores condições de operação.
O CMMS recomendado pela Engeteles é o Fracttal One. Essse CMMS é o mais poderoso software para gestão de ativos e manutenção, com toda a mobilidade que você espera para realizar uma gestão moderna, em uma única plataforma, a partir de qualquer dispositivo e com todas as informações na nuvem.
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