No setor de manutenção, surgem diariamente várias demandas de solicitação de serviços, o que acaba acarretando em uma certa confusão no momento de priorizar quais as atividades deve sem executadas e qual o grau de importância de cada uma delas. A seguir, vamos conhecer uma função muito importante para a definição e priorização destes serviços, o gatekeeper.
Gatekeeper: Você Tem Um no Seu Setor de Manutenção?
Por volta de 1934, surgiu no Jornalismo a ideia de se ter uma pessoa em que receberia todas as solicitações de reportagens para que fosse distribuído para cada repórter os assuntos mais importantes e que fosse pertinentes a especialidade de cada um, surgiu neste momento a expressão “gatekeeper”, que em tradução literal significa “guardião do portão”.
Tendo em vista esta funcionalidade que foi muito bem aplicada para este departamento, o setor de manutenção trouxe essa ideia e a caracterizou de uma forma que, igualmente no setor de jornalismo, tivesse concentrado todas as solicitações de serviço em uma pessoa-chave, para que esta pessoa pudesse analisar e distribuir todas as principais demandas para as pessoas que mais tivessem afinidade e conhecimento sobre cada serviço.
O Que de Fato é um Gatekeeper?
O gatekeeper, dentro do setor de manutenção, nada mais é do que uma função, uma atribuição que é dada a algum colaborador que tem a sensibilidade de triar quais as serão os serviços mais importantes e os serviços que podem ser feitos com um prazo maior. No caso, não será necessário ter um colaborador com o emprego de gatekeeper na sua empresa ou indústria, até porque esse tipo de funcionário específico nao existe no mercado.
Desta maneira, o gatekeeper tem que ser alguém na equipe com conhecimento técnico suficiente para entender, avaliar, analisar e definir todas as atividades que ele pode vir a receber, tornando-o um verdadeiro “filtro” para o setor de manutenção.
Atribuições do Gatekeeper
O gatekeeper deve ser uma pessoa que tenha ligação com todos os setores da empresa (setor de produção, setor de qualidade e setor de recursos humanos), pois como será uma figura centralizadora dentro do processo, este tem que ter total fluidização dentro da empresa, sendo uma pessoa com boa facilidade de comunicação com as outras pessoas.
O gatekeeper também tem que ter um elevado conhecimento dos recursos necessários para executar cada atividade que for demandada, pois assim ganha-se tempo com a definição dos materiais e ferramentas para desempenhar cada serviço que for solicitado e realizado.
Tendo em vista estas considerações, o gatekeeper vai ser a pessoa que vai fazer a interface entre os clientes internos da empresa, ou seja, qualquer pessoa que demande serviço para o setor de manutenção terá contato com o gatekeeper, que fará a distinção e a caracterização dessas atividades solicitadas para a equipe.
Quem Pode ser o Gatekeeper?
Para representar a função de gatekeeper no setor de manutenção, pode ser escolhido os seguintes profissionais:
- Supervisor de manutenção: Este profissional seria a escolha ideal para a função de gatekeeper, pois este possui todos os conhecimentos e atribuições necessárias para desempenhar esta função;
- Planejador de manutenção: Devido seu conhecimento específico das atividades de manutenção (pois todas as ordens de serviço passam pelas suas mãos), o planejador de manutenção pode desempenhar com facilidade a função de gatekeeper, desde que este passe por um processo de integração com os outros setores;
- Líder de manutenção: Pela afinidade com o chão-de-fábrica e por desempenhar as atividades na parte prática, o líder de manutenção tem um alto conhecimento técnico e sabe triar muito bem as as prioridades de cada atividade, podendo ser um ótimo gatekeeper se tiver uma comunicação eficaz com os outros setores.
Caso na equipe não possua nenhum desses profissionais, o que pode ser feito é selecionar um mecânico com alto conhecimento das atividades e que saiba definir as prioridades de cada serviço, podendo assim desempenhar a função de gatekeeper com total responsabilidade e qualidade.
O Gatekeeper Dentro do Processo de Manutenção
Para entender com mais clareza como o gatekeeper se encaixa dentro do processo de manutenção, vejamos a imagem abaixo:
O gatekeeper, como pode ser visto, vai receber todas as solicitações de serviço e vai avaliar uma a uma e fazer um planejamento para que essas atividades sejam executadas de uma forma que se tenha uma programação para cada atividade, e sendo assim, podendo ser feito a definição do material humano para a execução do trabalho. Após a realização dessas atividades, o gatekeeper recebe as ordens de serviço devidamente preenchidas, verifica o preenchimento e checa a informações para assim poder encaminhar as informações para o setor de PCM fazer o controle e a análise dos dados obtidos.
Para o gatekeeper ter essa sensibilidade de identificar as atividades e poder definir a criticidade e a urgência de cada um, deve-se ter um padrão para poder estabelecer todas essas variáveis, e também montar um bom cronograma de manutenção para que todas as atividades sejam executadas no prazo correto. Para entender mais, clique no link e leia sobre Como Elaborar um Cronograma de Manutenção. Para facilitar ainda mais, assista o vídeo abaixo que ensina como elaborar um cronograma em 5 passos rápidos.
Sendo assim, temos o no gatekeeper um filtro que auxiliará o setor de manutenção a saber priorizar as atividades de acordo com a necessidade e importância, e a imagem abaixo exemplifica bem essa situação.
O Gatekeeper e a Priorização das Atividades
Outro fator importante para o gatekeeper é a priorização das atividades. Esta será uma das partes mais importantes dentro da função de gatekeeper, pois definir as prioridades da atividade vai influenciar nos resultados dos indicadores de manutenção. Uma priorização malsucedida pode comprometer todo o processo produtivo, pois vai prejudicar toda a cadeia produtiva, não somente afetando o setor de manutenção, mas todos os setores correlatos.
Para auxiliar o gatekeeper a realizar uma priorização de atividades assertiva, o ideal é utilizar um fluxograma de solicitação de serviço de manutenção (SSM):
O fluxograma, como pôde ser verificado, nada mais é do que um questionário passo-a-passo que o gatekeeper deve realizar para cada atividade, indagando sobre as seguintes condições:
- Segurança e Meio Ambiente;
- Produção e Qualidade;
- Recursos Disponíveis (materiais, ferramentas, mão-de-obra).
Neste caso, as atividades estarão priorizadas de acordo com a criticidade, essa criticidade é determinada de empresa para empresa, variando alguns pontos. Porém, levando em consideração o fluxograma apresentado, normalmente é adotado como maiores prioridades as atividades que afetam a segurança e meio ambiente e a produção e qualidade, que, por motivos óbvios, prejudicam a imagem da empresa caso ocorra algum desvio ou falha em uma dessas categorias.
Tendo em mente estas condições, o gatekeeper sempre tem de estar atento ao fluxograma de criticidades para poder priorizar as atividades, e também definindo o cronograma e disponibilizando os recursos necessários com destreza de forma que não seja executado atividades com pouca prioridade na frente de atividades que tem alta prioridade, podendo assim ter uma ordem de serviço bem elaborada e pronta para ser executada com qualidade, segurança e agilidade. O importante também é ter esse padrão bem definido para que as prioridades de cada atividade sejam colocadas de forma coerente de acordo com a política da empresa.
Conclusão
Ter um gatekeeper no setor de manutenção, como visto nas informações acima, não é somente ter um “status”, mas sim uma pessoa de grande importância dentro do processo, tendo em vista que, conforme comentado em todo este artigo, esta pessoa vai ser o “filtro” de todas as solicitações de serviço que acontecem dentro da empresa.
Para isso, deve-se ter em mente que o gatekeeper tem de ser um colaborador com muito conhecimento técnico, liderança e carisma necessários para lidar com toda a pressão que será exercida para realizar todos os tipos de atividades que serão demandadas.
Outra informação muito importante, é que capacitar e treinar o gatekeeper torna-se fundamental para que este esteja sempre atualizado com informações importantes e que também seja um auxílio didático a todos os colaboradores para com as informações do processo de manutenção.
