Metodologia 8D

A Metodologia 8D é uma metodologia de resolução de problemas projetada para encontrar a causa raiz de um problema, planejar uma solução de curto prazo e implementar uma solução a longo prazo para evitar problemas recorrentes. Quando seu produto está com defeito ou não está satisfazendo seus clientes, a Metodologia 8D é um excelente primeiro passo para melhorar a Qualidade e Confiabilidade.

No dia a dia das organizações, é muito comum se deparar com situações atípicas, que interferem na realização das atividades diárias e podem causar muita dor de cabeça, por impedir a realização correta de algo ou até impedir a organização de atingir os resultados esperados.

Esses problemas do dia a dia são tratados na ISO9001 pelo termo não conformidades. Uma não conformidade é qualquer situação que não sai conforme o esperado, entregando um resultado errado ou diferente do que era esperado.

Essas não conformidades tem as mais variadas causas, e caso não sejam tratadas da maneira correta, irão fazer a organização perder produtividade, produzir produtos ou serviços que não atendam as expectativas dos clientes e consequentemente ter diversos tipos de prejuízos, tanto materiais quanto na sua reputação.

Muitos gestores cuidam desses problemas de maneira instintiva, com base somente na intuição e em outras experiências vivenciadas. Esse tipo de resolução pode funcionar em alguns casos, mais para sanar não conformidades por completo e impedir que elas ocorram novamente, é necessário o levantamento de dados e aplicação de ferramentas de resolução de problemas que são utilizadas a muitos anos pelas áreas de qualidade de grandes indústrias, para localizar as não conformidades críticas e “extermina-las” por completo.

A Metodologia 8D é uma metodologia para análise e resolução de problemas desenvolvida pela Ford. Vem sendo amplamente utilizada desde os anos 80 por indústrias e organizações de diversos seguimentos para tratar as suas não conformidades.

Essa Metodologia 8D tem esse nome por ser composta por 8 disciplinas (daí o nome 8D), que são as etapas a serem percorridas para resolver um problema. São essas:

1 – Selecionar o time;

2 – Definir o problema;

3 – Conter o problema;

4 – Identificar a causa raiz;

5 – Implementar ação corretiva permanente;

6 – Verificar eficácia das ações;

7 – Medidas preventivas e institucionalização em toda a organização; e

8 – Reconhecimento dos responsáveis e formalização do desfecho do time.

1ª Disciplina – Seleção do Time

Quando um problema é identificado e a organização decide por resolvê-lo, é extremamente importante reunir pessoas que tenham conhecimento técnico e gerencial a respeito da área aonde o problema foi encontrado. Portanto, a primeira etapa do processo é formar o time com todas as pessoas capacitadas para resolver o problema. Para trabalhar com a Metodologia 8D, é importante reunir uma equipe multidisciplinar para que o problema seja “enxergado” de maneira mais ampla, e também aumentar a amplitude do conhecimento do time.

Esse time deverá ter um líder, que será o responsável por conduzir a equipe através das 8 disciplinas. Esse líder será responsável por coordenar as reuniões do time, definir os responsáveis pelas atividades, aplicar as ferramentas utilizadas durante cada uma das etapas, e principalmente reconhecer o seu time quando o problema for resolvido.

2ª Disciplina – Definição do problema

Apesar da equipe já em vista o problema que deverá ser tratado, é importante defini-lo de maneira simples e objetiva. É importante enxergar o problema da mesma forma que o cliente externo ou interno que está recebendo esse problema.

Nesse momento, as pessoas que já tem um conhecimento técnico a respeito do problema que está sendo tratado tendem a tentar “desvendar” tudo sem antes fazer a análise adequada, deste modo, uma “MAQUINA QUEBRADA” pode acabar virando um “FUSÍVEL QUEIMADO” ou uma “FALTA DE LUBRIFICAÇÃO”.

É muito importante no momento de definir o problema, enxergar o efeito aparente desse problema, pois é em cima desse efeito que toda a análise será realizada. Portanto, um “ATRASO NA ENTREGA” não deve ser considerado um “CAMINHÃO QUEBRADO”, o problema que será tratado é o que realmente ocorreu, os motivos dessa ocorrência serão analisados durante a aplicação da metodologia.

Aqui, iremos abordar uma situação hipotética e demonstrar a aplicação da metodologia para resolver esse problema.

Suponha que em uma fábrica de usinagem, um lote de 200 peças produzidas ficou 5 mm menor do que a especificado no desenho técnico. Quando notou essa divergia, o torneiro acionou o chefe do setor, que constatou que o torno estava usinando todas as peças com o mesmo erro de medida.

Neste caso, muitos estariam tentados em dizer que o problema é “TORNO COM DEFEITO”, entretanto, o problema que será tratado aqui é “PEÇA SENDO PRODUZIDA COM COTA DIVERGENTE DO DESENHO TÉCNICO”.

3ª Disciplina – Contenção do Problema

Esta etapa da Metodologia 8D é extremamente importante, pois além de resolver o problema e impedir que ele ocorra novamente, é preciso conter o problema, para que de imediato ele pare de ocorrer e não chegue as mãos do cliente interno ou externo.

Quanto mais próximo da origem o problema for contido, irá trazer menos custo de retrabalho e menos perdas. Cabe lembrar que se o problema for descoberto pelo cliente final, no mercado, além de um custo muito maior para sana-lo, ainda irá acarretar em um custo de perda de reputação da organização, custo esse que é praticamente irreversível.

Tomando como base o nosso problema de “PEÇA SENDO PRODUZIDA COM COTA DIVERGENTE DO DESENHO TÉCNICO”, é preciso conter esse problema na própria operação de usinagem. O lote produzido com defeito deve ser segregado para que não vá para o estoque nem para a próxima operação de produção. Quanto ao problema, como a causa ainda não é aparente, a melhor opção é paralisar a produção desse item para não produzir mais defeitos. As ações de contenção seriam:

1 – Identificar, bloquear e segregar lote de peças com defeito.

2 – Paralisar produção do item.

4ª Disciplina – Identificação da Causa Raiz.

Neste momento da Metodologia 8D, o problema começara a ser destrinchado, para que seja possível enxergar a causa por traz do efeito detectado.

Podemos fazer uma analogia clara de um problema em uma organização com uma arvore.

As consequências ou efeitos, são aquilo que nós enxergamos. Elas representam os galhos das arvores. Os efeitos, apesar de ser a parte evidente do problema, não são o problema em si.

Cortar os galhos das arvores não vão acabar com ela, pois rapidamente irão crescer novamente. O mesmo ocorre com os efeitos, apenas resolve-los sem tratar o problema efetivamente, irá fazer com que voltem a ocorrer novamente em pouco tempo. Por exemplo: Em uma máquina que quebra sempre o mesmo parafuso, apenas trocar o parafuso quebrado não irá resolver o problema, pois em breve ele irá quebrar novamente.

Já o problema central é o que vem por traz dos efeitos. Ele está sendo encoberto pelo efeito, e muitas vezes esse fato interferem na sua resolução. O problema representa o tronco da arvore.

Cortar a arvore pelo tronco pode parecer eficaz em um primeiro momento, entretanto, depois de muito tempo, essa arvore irá crescer novamente e irá novamente mostrar os galhos. O mesmo ocorre no problema, descobrir o problema e tomar ações para corrigi-lo é melhor que apenas sanar os efeitos do problema, entretanto, para impedir que o problema volte a crescer, é necessário descobrir a sua causa-raiz do problema para resolve-lo completamente, como se costuma dizer, o certo é “cortar o mal pela raiz”.

A causa-raiz ou causas-raiz muitas vezes não está relacionada diretamente com o problema, muitas vezes ela é uma ação mal planejada que consequentemente acabou ocasionando no problema. Ele é a raiz da arvore do problema, e caso seja detectada e “arrancada” através da tomada de ações corretivas, o problema nunca mais irá ocorrer novamente.

Observar os efeitos que um problema causa, e através deles entender o problema e detectar a sua causa raiz não é tarefa fácil, porém existem algumas ferramentas que nos ajudam nessa tarefa. Neste caso iremos entender o problema através do diagrama de Ishikawa e detectar a raiz do problema através da ferramenta 5W (5 Porquês).

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Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) e 5W.

O diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito, ou ainda como espinha de peixe (devido ao seu formato), é uma ferramenta de resolução de problemas amplamente utilizada em organizações de todo mundo. Esta ferramenta de evidenciar as causas de um problema através de 6 áreas distintas. O seu objetivo é levantar todas as hipóteses a respeito das causas de um problema, e a partir daí, evidenciar quais dessas hipóteses realmente podem ser consideradas causas concretas. Para definir as áreas aonde o problema será estudado, utilizaremos os 6M (método, mão de obra, medição, matéria-prima, meio ambiente e máquina).

O efeito a ser estudado deverá ser colocado na “cabeça do peixe”, e em cada um dos “M’s” serão levantadas as possíveis causas para esse problema.

Levantando o nosso problema especificamente, que é “PEÇA SENDO PRODUZIDA COM COTA DIVERGENTE DO DESENHO TÉCNICO”, a análise através do diagrama de Ishikawa ficaria mais ou menos assim.

*No momento de definir as possíveis causas, é importante a presença de todos do time, pois, nesse momento, deverá ser realizada um brainstorming para que todas as possibilidades sejam levantadas. Esse não é o momento de filtrar nada, aqui vale tudo, todas as hipóteses têm o mesmo valor.

Após levantar todas as possibilidades, chega o momento de filtra-las para descobrir de fato quais são as causas prováveis do problema. Com a experiência do time e através de análise de cada uma das hipóteses, é possível determinar quais são as verdades causas. Por exemplo, nessa análise é possível identificar que o desenho técnico não está errado analisando as cotas e tolerâncias, e comparando com peças corretas que estão no estoque. Seguindo esse sistema, é possível descartar todas as hipóteses falaciosas.

No nosso exemplo, iremos considerar que após filtrar todas as hipóteses, foi determinado que o efeito ocorreu devido a “PINÇA NÃO ESTÁ PUXANDO A BARRA CORRETAMENTE”. Em alguns casos pode existir mais de uma causa para um problema, assim, ambas deverão ser tratadas da mesma forma.

Tendo definido isso, chegamos no problema em si. Esse problema precisa ser resolvido, para que o efeito seja sanado. Entretanto, apenas resolver o problema não irá “cortar o mal pela raiz”, ainda é preciso descobrir aonde está a raiz desse problema, ou seja, o que realmente causou esse problema.

Vejamos, para se aprofundar em um problema até a sua raiz, existe uma ferramenta muito simples, porém, extremamente eficaz, conhecida como 5W ou 5 porquês. Essa ferramenta nada mais é do que questionar 5 vezes os motivos que acarretaram no problema, para aí encontrarmos a sua raiz. Cada um dos porquês respondidos te leva um pouco mais a fundo no problema. Vejamos como aplicar no nosso exemplo:

O conceito de Ação Corretiva, é o de ações tomadas que resolvam o problema e impeçam que eles ocorram novamente. Devido a isso, não basta simplesmente resolver o problema, para tornar-se uma ação corretiva permanente, é preciso que ele impeça nova ocorrência do problema.Vale lembrar que nem sempre serão necessários os 5W’s para chegar a causa-raiz, e em outros casos serão necessários mais de 5, porem, para convencionar, os 5W’s são o suficiente na maioria das vezes para encontrar a raiz do problema.

Portanto, após analisarmos o efeito “PEÇA SENDO PRODUZIDA COM COTA DIVERGENTE DO DESENHO TÉCNICO”, encontramos o problema “PINÇA NÃO ESTÁ PUXANDO A BARRA CORRETAMENTE” e a causa-raiz “FALTA DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA NO TORNO”. São esse problema e essa causa que precisam ser tratadas para resolver de vez esse problema e impedirmos que ele ocorra novamente.

5ª e 6ª Disciplinas – Implementação de Ação Corretiva Permanente e verificação de eficácia.

Após detectado o problema e sua causa raiz, chega o momento de tomar ações que irão resolve-los.

Para tomar ações corretivas eficazes, é preciso que o time defina as ações a serem tomadas e com base nelas, defina um PLANO DE AÇÃO. Para elaborar o plano de ação, é muito comum utilizar-se uma abordagem 5W2H. Essa ferramenta é uma das mais completas para definição de plano de ação, e se baseia em 7 perguntas a respeito da ação que devem ser definidas, são essas: What? (o que?), Why? (por que?) Who (quem?), Where? (aonde?), When (quando?), How? (como?) e How much? (quanto custa?). Através do uso dessa feramente é fácil lembrar quais são os requisitos que uma ação precisa ter pra ser eficaz.

O que será feito?
Por que será feito?
Quem é o responsável?
Aonde a ação será implementada?
Qual o prazo para implementação da ação?
Como será implementada essa ação?
Quanto custa a implementação dessa ação?

No nosso caso, para resolver o problema da “PINÇA NÃO ESTÁ PUXANDO A BARRA CORRETAMENTE”, iremos tomar a ação de “REPOR O NÍVEL DE OLEO DA MAQUINA”. Para a causa-raiz de “FALTA DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA NO TORNO”, é necessário a implementação de “ROTINA DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA DO TORNO”. Como foi exposto anteriormente, não basta realizar a manutenção preventiva apenas 1 vez, para corrigir o problema e impedir que ele ocorra novamente, é necessário implementar uma rotina periódica de manutenção preventiva.

Inserindo essas ações no plano de ação com base na sistemática 5W2H, temos o seguinte:

7ª Disciplina – Medidas preventivas e institucionalização em toda a organização.

Nessa passo da Metodologia 8D, após a implementação das ações, a sua eficácia deverá ser verificada através de medição e acompanhamento de repetição do problema. Se após período determinado de tempo (conforme definido pelo time), o problema não voltar a ocorrer, as ações implementadas poderão ser consideradas eficazes.

Após detectado que as ações tiveram sucesso em resolver o problema, chega o momento de aprender com tudo que ocorreu e disseminar esse conhecimento por toda a organização.

Agir preventivamente significa detectar problemas e resolve-los antes que eles aconteçam, dessa forma não haverá nenhum tipo de custo ou implicação de não qualidade.

Tomando nosso exemplo novamente, se a rotina de manutenção preventiva funcionou para impedir falha no sistema hidráulico do torno CNC, por que não implementar uma rotina semelhante para outros sistemas da máquina, e até para outras máquinas da fábrica. Da mesma forma que esse sistema falhou, outros também podem falhar, e implementar uma rotina de manutenção preventiva para os equipamentos é uma forma de agir preventivamente.

8ª Disciplina – Reconhecimento dos responsáveis e formalização do desfecho do time.

Tendo os problemas resolvidos, ações preventivas implementadas, chega o momento mais importante, que é o de reconhecer os responsáveis. Após resolver o problema, é muito fácil “se esquecer” de quem trabalhou duro para resolve-lo, na verdade, muitas vezes parece que ele nem ocorreu.

É pensando nisso que a Metodologia 8D tem a etapa de formalização do desfecho do time e de reconhecer os responsáveis. É nesse momento, realizando uma reunião junto a direção da organização, que um resumo geral do problema deve ser passado, bem como a investigação, as ações tomadas, as lições aprendidas e os resultados obtidos. Nesse momento o papel do líder é fundamental para reconhecer sua equipe e dar valor ao trabalho que foi realizado. Esse momento é extremamente importante para os reconhecidos, pois dá uma motivação extra e uma sensação de dever cumprido.

Após comemorar, é momento de encerrar a equipe e cada um volta apenas para as atividades cotidianas referentes a sua função. No futuro, essa equipe poderá novamente se juntar para resolver outros problemas aplicando a mesma metodologia.

Sobre o Autor

Autor do livro Manutenção Centrada em Qualidade, Danilo Romão, atua como gestor de indústria, principalmente na área de qualidade, desde 2012. Durante esse período, liderou diversos projetos de implantação e manutenção de sistemas de gestão de qualidade para obtenção de certificação ISO9001 e em portarias de comércio de eletrônicos, emitidas pelo INMETRO.

Há 5 anos, auxilia diversas empresas de pequeno porte, principalmente do ramo de automação residencial, a gerir melhor os seus processos, controlar sua contabilidade e aumentar a sua produtividade. Desde 2018, ocupa o cargo de gerente operacional da ENGETELES, realizando consultorias a grandes indústrias de diversos seguimentos, dando palestras, publicando artigos e ministrando cursos de capacitação profissional em diversas áreas da gestão de manutenção industrial.

Metodologia 8D – Processo de Solução de Problemas