Antes de começar o artigo eu quero lhe fazer a seguinte pergunta: Você já assistiu o filme Alice no país das Maravilhas?
Você deve estar se perguntando: “O que diabos isso tem haver com gestão de manutenção?!”
No decorrer do filme se passa uma cena que ilustra bem o que eu quero lhe passar nesse artigo. A Alice é a personagem principal do filme e ela está andando sem rumo, até que se depara com uma bifurcação. Ela está em dúvida de qual caminho tomar e pergunta ao Mestre Gato:
“Gato, qual caminho devo tomar?”
O Gato responde:
“Para onde você quer ir?”
Alice com um tom de indecisão:
“Não importa, qualquer caminho…”
O Gato sabiamente responde:
“Se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve!”
https://www.youtube.com/watch?v=ISt-Dx7nBNE
Usei essa passagem do filme apenas para ilustrar o que acontece diariamente dentro do setor de manutenção de inúmeras industrias.
O setor que não tem metas inteligentes, não sabe onde quer chegar. E se você não sabe onde quer chegar, qualquer destino lhe fará feliz. Seja esse destino bom ou ruim.
Se um setor trabalha sem metas inteligentes, certamente os funcionários que trabalham naquele setor estão desmotivados. O motivo disso é simples: nunca é possível saber se o resultado do trabalho executado foi bom ou ruim. E isso ao longo do tempo acarretará em uma desmotivação generalizada, pela falta de parâmetros e pela ausência da sensação de “dever cumprido”.
Todo Gestor que se preze, sabe como definir metas, orientar e cobrar do seu time que elas sejam alcançadas. Traçar metas inteligentes para o setor de manutenção vai muito além do que apenas apontar um número aleatório e ordenar que todos persigam aquele número. Se for para fazer assim é melhor trabalhar sem metas mesmo. Números aleatórios trazem resultados aleatórios!
Nesse artigo, vou abordar como devemos definir metas para o setor de manutenção de forma inteligente através da metodologia SMART (SMART em inglês, significa inteligente).
A metodologia SMART é usada para definir metas inteligentes baseadas em 5 pilares:
- Specific = Específico
- Measurable = Mensurável
- Attainable = Atingível
- Relevant = Relevante
- Time Based = Prazo
PILAR 1 – ESPECÍFICO
Todas as metas deve ser específicas. Quanto mais específico o objetivo, mais claro ele ficará na cabeça das pessoas e será atingido mais facilmente.
É muito comum vermos os gestores dentro das industrias repetindo a seguinte frase:
Nosso custo de manutenção é muito alto! Precisamos reduzir os custos de manutenção!
Todo mundo quer reduzir os custos! Você quer reduzir os custos para manter sua casa, o dono da empresa quer reduzir os custos de operação, o Seu Zé que vende pipoca na esquina quer reduzir os custos de produção de pipoca… todo mundo quer reduzir custos!
Por isso, não seja mais um gestor que fica repetindo o óbvio. Seja específico! Veja como seria uma meta ideal para redução de custos:
Hoje o nosso custo mensal de manutenção é de R$145 mil Reais, precisamos reduzir esse número 20% ao mês!
Viu a diferença?
Após falar qual a situação atual e qual a situação desejada, a equipe terá uma direção para perseguir o objetivo proposto.
PILAR 2 – MENSURÁVEL
O que não se mede, não se gerencia
Todo objetivo deve ser mensurável! Deve existir métricas de controle, para saber se o objetivo está próximo de ser alcançado ou não.
As metas da manutenção devem ser baseadas em indicadores. Se você não sabe como usar Indicadores de Performance para Gestão da Manutenção, baixe gratuitamente o nosso Guia Prático Para Implantação de Indicadores de Manutenção.
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PILAR 3 – ALCANÇÁVEL
Não adianta impor um objetivo específico e mensurável, se ele não for alcançável.
O objetivo deve ser alcançável e ao mesmo tempo desafiador. Número altos servem para tirar as pessoas da inércia e da zona de conforto, mas se forem muito altos podem levar a desmotivação e ao negligenciamento das metas.
Por isso é importante a implantação de indicadores de performance. Lembrando que o principal objetivo do setor de manutenção é garantir e elevar os índices de confiabilidade e disponibilidade dos equipamentos.
Uma boa prática é propor o aumento dos números de pouco a pouco, de forma mensal.
Exemplo: É mais eficiente cobrar a elevação mensal de 5% do MTBF de uma determinada máquina do que cobrar a elevação de 60% anual. A meta é a mesma, porém foi divida em partes menores.
Quebrar as metas em partes menores ajuda o cérebro a assimilar melhor os números, evita que ele ative o seu modo de defesa e traz uma sensação de conforto diate das metas.
PILAR 4 – RELEVANTE
As metas do setor de manutenção devem ser relevantes e estar alinhadas com o objetivo da empresa.
Antes de impor uma meta para a sua equipe, sempre se faça a seguinte pergunta:
Como esse objetivo pode ajudar a empresa a alcançar o seu objetivo global?
Toda empresa tem um objetivo global e todos os seus funcionários devem saber disso. Seja uma meta de elevar o faturamento, vender mais um determinado tipo de produto ou reduzir as perdas durante o ano. Por isso, sempre alinhe os objetivos da manutenção com os objetivos da empresa.
Por exemplo: Se a empresa deseja aumentar a sua produtividade em 20% em relação ao ano anterior, você irá propor objetivos que estarão diretamente relacionados ao empresa. Neste caso, pode ser a elevação de 20% do MTBF de todas as máquinas da empresa ou a redução em 20% dos retrabalhos nas atividades de manutenção.
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PILAR 5 – PRAZO
A cereja do bolo das metas é o prazo.
A equipe devem ter objetivos baseados em curtos, médios e longos prazo.
Dentro do setor de manutenção, compreendemos os prazos da seguinte forma:
- Curto prazo = Até 3 meses;
- Médio Prazo = De 3 a 6 meses;
- Longo Prazo = Acima de 6 meses.
Objetivos de curto prazo servem para elevar a performance em tarefas rotineiras, que acontecem com alta frequência. Por exemplo: “elevação em 10% do preenchimento e entrega de ordens de serviço”.
Objetivos de médio prazo servem para validar o sucesso dos objetivos de curto prazo e também para projetos que necessitam de um período maior de planejamento, execução e controle. Por exemplo: “Redução em 10% dos custos de manutenção.”
Objetivos de longo prazo são aqueles que necessitam de maiores recursos, maiores mobilizações e maior planejamento para ser atingidos.
Uma meta sem prazo é uma meta que nunca será batida, portanto sempre associe uma meta a um período de tempo que ela deve ser realizada. Se você seguiu os passos corretamente, na própria etapa de definir a meta como mensurável você já deve ter definido um espaço de tempo para realizá-la.
De qualquer modo, revise a meta com a equipe/pessoa a cumpri-la e verifique se o prazo está condizente com a realidade.
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