A Importância de Padronizar os Procedimentos de Manutenção

Um plano de manutenção só é eficiente e pode ser considerado completo se for capaz de gerar dados mensuráveis para o setor de Planejamento e Controle de Manutenção. Dados incompletos podem ser mais prejudiciais que nenhum dado, pois podem levar à uma análise equivocada. Uma das melhores maneiras para garantir a coleta de dados confiáveis é a padronização dos procedimentos de manutenção. Muitas vezes, as plantas não conseguem ver a importância de ter procedimentos bem escritos para a maioria das tarefas e especialmente para tarefas aparentemente tão simples quanto a coleta de dados. Este artigo abrange a importância de ter bons procedimentos e apresenta os detalhes necessários para desenvolver procedimentos de manutenção bem escritos.

Os procedimentos de manutenção são listas detalhadas de etapas que descrevem como executar uma tarefa de manutenção e também é são padrão documentados para as tarefas que serão executadas.

Todas as tarefas de manutenção repetitiva devem ser cobertas por procedimentos de manutenção, independentemente de quem executa essas tarefas, sejam eles profissionais experientes, iniciantes ou terceirizados.

Um plano de manutenção preventiva é diferente de um procedimento de manutenção padronizado? A resposta: Não. Um plano de manutenção preventiva é simplesmente um tipo de tarefa escrita em um procedimento de manutenção.

Procedimentos de Manutenção são a base para uma manutenção eficiente e eficaz.

Por que os procedimentos de manutenção são necessários?

• Proteger a saúde e segurança dos funcionários: Quando escrevemos a forma que todos os trabalhos devem ser executados nós eliminamos todos os riscos iminentes ao serviço, listamos todos os Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva que devem ser usados e elevamos o nível de segurança da realização da atividade.

• Garantir que todos os funcionários executem a tarefa com o mesmo nível de qualidade: Uma ótima maneira de garantir a qualidade dos serviços executados em campo é a criação dos procedimentos que devem ser adotados. A ordem de execução das tarefas, tipo de peças, ferramentas e materiais que serão utilizados influenciam no resultado final do serviço, então deve-se estudar quais são as melhores combinações para a execução do serviço e ao encontrar a maneira mais segura, mais ágil e com maior nível de qualidade, a mesma deve ser padronizada e documentada.

• Para otimizar o tempo de execução de um serviço: Existem diversos fatores que podem influenciar no tempo de execução de um serviço. A ordem das tarefas, a alocação dos materiais e peças de reposição e o número de funcionários, dentre outros itens, podem impactar na agilidade do serviço.

• Para garantir que as normas e regulamentos sejam cumpridos: Os procedimentos devem ser escritos como um passo a passo, de forma didática e intuitiva, para eliminar completamente o risco de negligência de uma norma externa ou interna, principalmente se for alguma norma de segurança.

• Para garantir a confiabilidade do equipamento: Qualquer desvio durante a execução um serviço impactará negativamente na confiabilidade do mesmo. Uma contaminação durante a montagem de um rolamento, um torque excessivo em um parafuso, uma ordem errada no aparafusamento de uma carenagem, podem influenciar na qualidade do serviço e por consequência na confiabilidade do equipamento. Com a criação de um procedimento padrão essas situações são eliminadas.

• Serve como documento para treinamentos futuros: No momento da contratação de novos funcionários para o setor de manutenção é extremamente importante que aconteçam treinamentos que promovam o alinhamento do novo colaborador a cultura da empresa. Com a existência de procedimentos técnicos escritos, esse processo pode ser agilizado e melhorado, pois o novo colaborador terá um guia para seguir as normas e regimentos internos da empresa.

• Fornece uma base para investigação de um acidente: Com certeza essa é a função mais importante de um procedimento de manutenção. Por mais que os procedimentos sejam escritos para evitar acidentes, se caso ocorra alguma fatalidade durante a execução do serviço, o procedimento será de grande utilidade para a investigação de cada ponto até chegar a causa final do acidente e por sua vez, sana-la.

Quais informações devem conter em um Procedimento de Manutenção?

• Título Formal e Código do Documento;
• Instrução de Uso: “Leia esse documento antes de trabalhar.”;
• Todos os EPI’s e EPC’s necessários para desenvolvimento da atividade;
• Todas as atividades de segurança pessoal e do meio-ambiente que devem ser tomadas antes, durante e depois da atividade;
• Todos os perigos que o colaborador estará exposto durante a tarefa e suas devidas ações mitigadoras;
• Uma lista detalhada, em forma de passo a passo, para realização de cada atividade;
• Uma lista completa de todas as ferramentas, peças de reposição e materiais que serão necessários para realizar a atividade;
• Referências de outros documentos necessários para apoio (manuais, datasheets, catálogos, etc.);
• Fotos! Toda ação, toda tarefa deve ser ilustrada por fotos ou diagramas;
• Medidas, folgas e tolerâncias em todas as atividades de montagem;
• As definições das habilidades necessárias para execução da tarefa (Exemplo: NR-10, NR-35, conhecimento avançado em montagem de servomotores, etc.);
• Horas necessárias para execução da atividade;
• Número de pessoas necessárias para execução;
• Periodicidade necessária para repetição do trabalho;
• Data de criação e revisões do documento;
• Assinaturas dos responsáveis por revisar e aprovar o documento;
• Espaço para que os técnicos possam dar um feedback sobre a precisão e eficiência do procedimento criado.

Os feedbacks dos técnicos sobre os procedimentos são vitais para o sucesso do mesmo. Os técnicos que estão em campo tem uma perspectiva diferente do serviço e podem contribuir fortemente para a revisão e construção dos procedimentos. Por isso, eles devem ser sempre ouvidos e consultados sobre a eficiência e precisão dos procedimentos.

 Quem deve escrever os Procedimentos de Manutenção?

• Antes de escrever um procedimento de manutenção, deve ser criado um procedimento para criação de procedimentos. Sim, você não leu errado. Deve ter um padrão para criação de procedimentos;
• Alguma pessoa que conhece os riscos de segurança e ambientais envolvidos;
• Uma boa prática é a formação de um comitê para criação dos procedimentos. Uma equipe, formada por diversos profissionais multidisciplinares, com níveis de experiência e conhecimento diferentes, que contribuirão para a construção de procedimentos sólidos e precisos.

Quais são as regras que devemos seguir para escrever procedimentos de manutenção?

• O procedimento deve ser escrito em linguagem simples e intuitiva, pensando em todos os seus usuário, não deixando margem para erros de interpretação. Se houver alguma anomalia causada por erro de interpretação, a responsabilidade é do escritor e não do leitor.
• Os procedimentos devem ser revisados sempre! Deve ser definida uma periodicidade para revisão dos procedimentos, de acordo com a periodicidade de execução da atividade;
• Use listas e check-lists evite parágrafos com mais de três linhas;
• Use sempre valores quantitativos (tempo, temperatura, rotação, unidades, etc.);
• Comece cada etapa com um verbo (“Remova a proteção do acoplamento.”, “Bloqueie mecanicamente o disjuntor.”, etc.);
• Se o trabalho exige muito passos, divida o procedimento em partes (Exemplo: PT 1 – Remoção do Motor, PT 2 – Remoção do Redutor, etc.);
• Segurança é prioridade máxima. Por mais que os avisos de segurança tenham sido escritos no início do procedimento, sempre repita-os ao decorrer da atividade.
• Use a palavra “AVISO” e “ATENÇÃO” destacadas para proteger contra danos pessoais e a palavra “CUIDADO” para proteger contra danos a equipamentos. (Exemplo: “ATENÇÃO – Verifique se a linha de vapor está despressurizada).

Usando Procedimentos de Manutenção

Escrever bons procedimentos é uma coisa, fazer que as pessoas o sigam é outra. Há um grande investimento para escrever bons procedimentos, investimento de tempo, compra de materiais e ferramentas que poderão agilizar o trabalho, etc. Por conta disso, é necessário promover o clima de transparência dentro do setor de manutenção e sempre exigir o uso dos procedimentos. Procedimentos que ficam trancados dentro de armários e gavetas não provocam nenhuma mudança. Os procedimentos devem sempre ser anexado a ordens de serviço.

A equipe de manutenção deve passar por uma preparação e mudança cultural para criar o hábito de seguir os procedimentos. É tudo uma questão de hábito! Se você é um gestor é está com dificuldade de implantar qualquer procedimento, sugiro que você leia o livro “O poder do hábito – Por que fazemos o que fazemos na vida e nos negócios” de Charles Duhigg, principalmente quando o autor fala sobre hábitos transversais.